Privacyreglement van onze praktijk

Uw persoonsgegevens en uw privacy in onze huisartsenpraktijk

Algemeen

De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.

Huisartsenpraktijk

In onze huisartsenpraktijk kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u medisch goed te kunnen behandelen en nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor, bijvoorbeeld, de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter voldoening aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het verplicht melden van een besmettelijke ziekte op grond van de Wet Publieke Gezondheid).

De plichten van de huisartsenpraktijk

Huisartsenpraktijk Hoef & Haag is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet de praktijk als volgt:

Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld:
- voor zorgverlening;
- voor doelmatig beheer en beleid;
- voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting. Uw gegevens worden dan anoniem verwerkt.
Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener, maar ook via een folder of via onze website.
Alle medewerkers binnen Huisartsenpraktijk Hoef & Haag hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens.
Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord(twee factor authenticatie) en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk
Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening.
Het vernietigen van medische gegevens gebeurt d.m.v. een papierversnipperaar of via een archief vernietigingsbedrijf;

Privacy gevoelige gesprekken worden zoveel mogelijk in een afgesloten kamer gevoerd.

Voor medische gegevens is de bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Uw rechten als betrokkene:

U heeft de volgende rechten:

Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad). De praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor eventueel een redelijke vergoeding vragen.
Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan
uw dossier.
Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling of middels een aanvraagformulier kenbaar maken aan Huisartsenpraktijk Hoef & Haag. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor).

Toelichting op het aanvraagformulier

U moet er rekening mee houden dat medische gegevens ingevolge de wet in principe maximaal vijftien jaar bewaard worden. U helpt ons met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u het formulier zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld. Huisartsenpraktijk Hoef & Haag is niet aansprakelijk voor fouten in de postbezorging. Indien u er de voorkeur aan geeft om het dossier persoonlijk, of door een gemachtigde, op te halen dan kunt u dit op het formulier aangeven.

Gegevens patiënt

Hierbij vermeldt u de gegevens van de persoon over wie het medisch dossier gaat. De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de patiënt als meerderjarig vanaf 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

De medewerkers van Huisartsenpraktijk Hoef & Haag hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden in bijzondere omstandigheden bijvoorbeeld wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners (bijvoorbeeld de apotheker die een recept verwerkt en zodoende gegevens verstrekt krijgt van de huisarts).

Uitwisseling gegevens

Huisartsenpraktijk Hoef & Haag wisselt, nadat u hiervoor gericht toestemming heeft gegeven, via het Landelijk SchakelPunt relevante medische gegevens veilig en betrouwbaar uit met de huisartsenpost. Als u toestemming geeft, registreert uw huisarts of apotheek dit in uw dossier. Daarna meldt hij bij het LSP dat er gegevens over u beschikbaar zijn. Vanaf dat moment kunnen andere zorgverleners uw gegevens opvragen via het LSP. Dat mag alleen als het nodig is voor uw behandeling. Als u nog geen toestemming hebt gegeven of uw toestemming intrekt, zijn uw medische gegevens niet beschikbaar via het LSP.

Zorgverleners die gebruikmaken van het LSP, zoals een apotheek, een waarnemend huisarts (of in de toekomst de medisch specialist), kunnen bepaalde medische gegevens over u opvragen als dat nodig is voor uw behandeling. Zij zien dan uw persoonlijke gegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, leeftijd en geslacht. Daarnaast kunnen ze een overzicht zien van de medicijnen die u gebruikt.
Zorgverleners krijgen alleen toegang tot het LSP als zij gebruik maken van een UZI-pas. De UZI-pas bevat de elektronische identiteit van de pashouder en de relatie van de pashouder met de abonnee (huisartsenpraktijk). Het is net als het reguliere paspoort een belangrijk, persoonsgebonden ‘’waardedocument’’.

Bent u ’s avonds of in het weekend op de HAP geweest, dan deelt die op zijn beurt een waarneembericht met de huisartsenpraktijk. Zo weet de huisarts precies met welke klachten u op de HAP bent geweest en wat er naar aanleiding daarvan is ondernomen.

Ook kunnen er medicatiegegevens gedeeld worden met uw apotheek en uw behandelend medisch specialisten. Daarbij gaat het om de medicatie die de huisarts aan u heeft voorgeschreven, maar ook om eventuele intoleranties, contra-indicaties en allergieën (ICA-gegevens). Daar kunnen andere voorschrijvers en verstrekkers van medicatie rekening mee houden. Zo dragen wij als huisartsenpraktijk bij aan medicatieveiligheid.

Ook wisselen wij gegevens uit met de ION database. Hierover leest u meer in deze folder.

Overdracht van uw dossier

Als u een nieuwe huisarts kiest, is het belangrijk dat uw nieuwe huisarts op de hoogte is van uw medische geschiedenis. Uw medische geschiedenis staat in uw patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat uw oude huisarts het dossier overdraagt aan uw nieuwe huisarts. De oude huisarts doet dit zo spoedig mogelijk , in ieder geval binnen een maand, nadat u uw oude huisarts heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe huisarts.

Uw medisch dossier wordt dan door uw huisarts via het LSP naar ons verstuurd. Mochten er nog papieren dossieronderdelen zijn, dan worden die persoonlijk of per aangetekende post overgedragen. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Het dossier kan (indien mogelijk) ook via beveiligde e-mail aan de nieuwe huisarts worden overgedragen. Beide huisartsen moeten er dan wel voor zorgen dat hun computer en internetverbindingen voldoende beveiligd zijn.

Cameratoezicht

In huisartsenpraktijk Hoef & Haag maken wij gebruik van cameratoezicht. Wij willen onze patiënten erop wijzen dat de gemaakte opnamen niet onder het medisch dossier van een patiënt vallen. Om de privacy van patiënten, bezoekers en medewerkers te beschermen, mogen wij alleen cameratoezicht houden als wij voldoen aan de onderstaande voorwaarden:

Huisartsenpraktijk Hoef & Haag moet een gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht. Voor ons is dat patiënten, bezoekers en personeel beschermen.
Patiënten, bezoekers en medewerkers moet gewezen worden op het cameratoezicht en het doel daarvan. Wij hebben de camera’s goed zichtbaar ophangen (balie, gangen, hoofdingang) en attenderen bezoekers op de aanwezigheid van cameratoezicht door het plaatsen van informatiestickers bij de voordeur en de balie.
Huisartsenpraktijk Hoef & Haag mag de camerabeelden niet langer dan noodzakelijk bewaren. De richtlijn hiervoor is 4 weken. Maar indien een incident wordt vastgelegd dan mogen wij de betreffende beelden bewaren totdat het incident is afgehandeld.

Vraag of klacht

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaat uw huisarts hierover graag met u in gesprek.
Indien het gesprek met de huisarts niet voldoende is, dan kan u een klacht indienen bij de praktijk. Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

Wettenschappelijk onderzoek UMC

De huisartsen van Hoef en Haag werken mee aan wetenschappelijk onderzoek van de afdeling huisartsgeneeskunde van het UMC Utrecht. Hiermee wordt bijgedragen aan het verbeteren van de huisartsenzorg nu en in de toekomst. Dit betekent dat in Huisartsenpraktijk gegevens van de patiënten verzameld kunnen worden voor wetenschappelijk onderzoek. Dit gaat bijvoorbeeld om gegevens over gezondheidsklachten, medicijngebruik, laboratoriumuitslagen of ziektes.

Dit soort gegevens staan in uw medisch dossier in de praktijk. Deze gegevens worden voor wetenschappelijk onderzoek op twee manieren verzameld:
1. Geanonimiseerd. Hierbij zijn alle persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum, adres, BSN-nummer verwijderd. Dit betekent dat al tijdens de verzameling van de gegevens niemand kan
zien over wie de informatie gaat. Ook bij verdere verwerking van de gegevens kan niemand
weten van wie de gegevens zijn.
2. Niet geanonimiseerd. Niet geanonimiseerde verzameling van gegevens kan nodig zijn voor het
onderzoeken van nieuwe diagnostiek of behandelingen. Bij deze studies is namelijk uw
persoonlijke medewerking nodig. Bij dit soort studies doet u dan ook alleen mee nadat u goed
geïnformeerd bent over de studie door uw huisarts en/of een onderzoeker. Daarna wordt uw
uitdrukkelijke toestemming voor de verzameling van uw gegevens gevraagd. Zodra dan met uw
toestemming de benodigde gegevens voor het onderzoek verzameld zijn, worden deze voor
verdere verwerking in het onderzoek wel geheel ontdaan van uw persoonsgegevens.

Heeft u bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens voor wetenschappelijk onderzoek? Laat dit dan weten aan uw huisarts. Hij of zij zal dit in uw gegevens registreren waardoor uw gegevens
niet verzameld worden voor onderzoek. Mocht u geen bezwaar hebben tegen anonieme verzameling van uw gegevens, maar u wilt niet persoonlijk benaderd worden voor deelname aan wetenschappelijk onderzoek dan kunt u dit ook laten weten aan uw huisarts.

Informatie over de manier van verzamelen van uw gegevens, en over wetenschappelijke onderzoeken
die momenteel worden uitgevoerd door de afdeling huisartsgeneeskunde van het UMC Utrecht vindt u
op Julius Huisartsen Netwerk – Privacy.